Zoom装好别急着开会,先把注册登录和这几个设置弄好
先把账号注册和登录搞定
软件装好只是第一步,想用全功能、自己主持会议,得有个账号。注册并不麻烦,在客户端首页点「注册」或者去官网注册都行,常见方式是用邮箱注册,填邮箱、设密码、去邮箱点确认链接激活,几分钟搞定。也支持用谷歌、苹果等第三方账号一键登录,图省事的话这个更快,不过我个人更倾向用独立邮箱注册,账号归属更清楚,换设备登录也方便。
注册时密码别图省事设得太简单。Zoom 账号绑着你的会议、录制甚至联系人,被盗的后果不小。设个有大小写有数字的密码,如果支持两步验证,强烈建议开上,登录时多一道验证码,安全感完全不一样。我自己重要账号一律开两步验证,被撞库的风险能压低很多。
登录之后留意一下账号类型。免费注册的是Zoom免费版,日常一对一聊和小规模会议够用;如果你看到自己被拉进了某个企业或学校的组织,那是管理员给你开的账号,部分设置可能被组织统一锁定,你改不了属于正常,跟着组织的规矩来就行。先弄清自己是哪种账号,后面调设置才不会一头雾水。
个人资料和会议号这些基础信息
登录后第一件事,我建议去把个人资料完善一下。点头像进设置,把名字改成真实姓名或者别人认得出的称呼——开会时画面上显示的就是这个名字,顶着默认的一串乱码或者英文名,别人都不知道你是谁。传张清楚的头像也有用,你关摄像头的时候,画面上显示的就是头像,有张正经照片比一个灰色剪影体面多了。
然后了解一下你的个人会议号(PMI)。这是 Zoom 给你的一个固定会议房间号,随时可以用它开会,适合那种「老地方见」的固定例会。但它有个安全隐患:号码固定,知道的人多了,容易被不相干的人摸进来。所以重要会议我一般不用 PMI,而是临时生成一次性的会议号,用完即弃,安全得多。日常随便聊聊用 PMI 没关系,正式场合换一次性号。
时区也顺手确认一下。如果你要安排预约会议、给别人发邀请,时区设错了会闹笑话——你定的下午三点,别人收到的邀请可能显示成另一个时间。设置里把时区调成你实际所在的地方,预约会议和日历邀请的时间才对得上。这些基础信息花十分钟一次性配好,以后受益。
音视频设置:开会不翻车的关键
音视频是开会体验的命根子,装好后一定要测一遍再上场。进设置的「视频」一栏,你能看到摄像头实时预览,确认画面正、不模糊、光线别太暗。这里有几个我每次都会调的选项:「进入会议时关闭我的视频」我会勾上,进会先不露脸,整理好仪态再手动开;「为我的视频启用柔化效果」之类的美颜选项可以适当开一点,提个气色。
音频那栏更重要。先用「测试扬声器」放段声音确认你能听见,再用「测试麦克风」对着说话看输入电平跳不跳。设备务必选对,内置麦和耳机麦经常被选反,导致声音小或有回声。我强烈建议开会戴耳机,从根上避免回声和啸叫。Zoom 还有个自动调节麦克风音量和背景降噪的功能,在嘈杂环境下很有用,键盘声、空调声能压下去不少,日常开着就行。
还有一个容易被忽略的是「自动连接电脑音频」,在音频设置里勾上,以后每次进会自动接通音频,不用再手动点一下「加入音频」,省得每次进去先静音半天发现没连音频。这些音视频设置调一次就长期生效,花的几分钟绝对值,能帮你躲掉无数次「你们能听到我吗」的尴尬时刻。
虚拟背景和共享:让会议更专业
虚拟背景是 Zoom 很实用的一个功能,居家办公背后乱、或者不想暴露环境的时候,换个干净背景立马体面。在「背景与效果」设置里,Zoom 自带几张背景图,也能传自己的图片或视频。新一点的电脑支持不带绿幕的智能抠图,效果不错;机器老的话可能要求你用纯色幕布做背景才能抠得干净,或者干脆提示不支持,这跟前面说的硬件性能直接相关。
如果你经常要做演示、共享屏幕,提前熟悉一下共享的几个选项很有必要。Zoom 支持共享整个桌面、单个窗口、或者只共享某个白板。我一般推荐只共享你要展示的那个窗口,而不是整个桌面,这样你切到别的页面(比如有私人信息的聊天窗)时,对方看不到,既专业又护隐私。Mac 用户记得提前给「屏幕录制」权限,否则共享出去别人是黑屏。
录制功能也提前理顺。免费版一般支持把录制存到本地电脑,会议过程、共享内容、声音都能录下来,做培训、留存档很方便。录之前最好口头告知一下与会者你在录制,这是基本的礼貌,有些地区也有法律要求。录制文件存哪个目录可以在设置里指定,别让它默认堆到系统盘把空间占满了。
安全和习惯:省心又省事的小设置
最后说几个能让你长期省心的设置和习惯。安全上,主持会议时善用「等候室」功能,与会者先进等候室,由你确认放行再入会,能有效挡住乱入的陌生人。给会议设个密码也是基本操作,光有会议号没密码进不来,双保险。这两个习惯养成了,基本告别会议被陌生人捣乱的尴尬。
通知和打扰方面,如果你不想 Zoom 老在后台弹消息,去设置里把不需要的通知关掉。开机自启这个选项,天天开会的人可以留着,偶尔用的把它关了,省得每次开机都自己跳出来占内存。我自己是关掉自启、需要时手动开,清爽。
更新一定要保持开着。Zoom 迭代很快,新版常修安全漏洞,长期不更新的旧版本不光可能进不了某些会,还有安全风险。把自动更新开着,它会悄悄保持在较新状态。把账号、资料、音视频、虚拟背景、安全这几块一次性配到位,你的 Zoom 就从「能用」升级成「好用又安全」了,以后每次开会都是从容上场,而不是临场手忙脚乱。